Site vitrine : comment construire son cahier des charges (CDC) ?

Le cahier des charges (souvent abrégé en CDC), est un document clé qui décrit précisément les besoins, les objectifs et les exigences de votre projet de site web. Il sert de feuille de route pour tous les acteurs impliqués ; des concepteurs web, aux développeurs et aux équipes marketing.

Pourquoi faire un site vitrine ?

Un site vitrine est un site web conçu pour présenter une entreprise, ses services ou ses produits en ligne afin de renforcer sa crédibilité, sans fonctionnalité transactionnelle comme une boutique en ligne.

Un site vitrine est un type de site web conçu principalement pour présenter des informations sur une entreprise, une organisation, un produit ou un service. L’objectif du site internet vitrine est de valoriser l’activité même de l’entreprise, ses produits et/ou ses services afin de gagner en crédibilité.

Un site vitrine est généralement un site web statique, c'est-à-dire qu'il ne comporte pas de fonctionnalités avancées telles que des boutiques en ligne ou des espaces membres (comme un site e-commerce).

Qui est concerné par un site vitrine ?

Voici quelques exemples de sites vitrine dans différentes catégories :

• Le site vitrine pour les professions libérales fournit des informations sur les expertises de ces professionnels et met en avant leurs compétences, produits et services.
Exemples : cabinets d’avocats, cabinets infirmiers, cabinets d’architectes, cabinets d’expertise comptable.

• Le site vitrine d’un artisan met en avant le travail et le savoir-faire artisanal de l’entreprise ainsi que le caractère authentique des réalisations. On y découvre des témoignages de clients satisfaits, des mises en valeur de réalisations et des informations détaillées sur des produits ou tarifs.

• Le site vitrine d’un centre de formation expose les programmes de formation, l’établissement, les instructeurs, des actualités et un module de prise de rendez-vous ou de téléchargement de brochures.
Exemples : écoles maternelles, écoles primaires, collèges, lycées d’enseignement général et professionnel, etc…

• Le site vitrine d’une association représente l’association dédiée à des causes sociales ou environnementales. On y trouve des informations sur les missions, les projets passés et actuels, ainsi que des témoignages des bénéficiaires et des membres engagés. Il vise à sensibiliser le public aux actions humanitaires et à faciliter les dons et les adhésions pour soutenir la cause.

Ces exemples sont non exhaustifs et illustrent la diversité des sites vitrine, chacun étant conçu pour mettre en valeur les besoins spécifiques de l'entreprise, son organisation ou ses produits/services.

Pourquoi rédiger un cahier des charges pour un site vitrine ?

Le cahier des charges d'un site vitrine est un document stratégique qui décrit les objectifs du projet, les fonctionnalités attendues, les contraintes techniques et les modalités de livraison. Il sert de référence contractuelle entre le client et le prestataire tout au long du développement.

Rédiger un cahier des charges avant de créer un site vitrine permet de cadrer précisément les besoins, d'aligner tous les acteurs du projet (agence, développeur, équipe interne) et d'obtenir des propositions commerciales comparables.
La première étape dans la création d’un site vitrine consiste à définir précisément vos besoins. Le cahier des charges (CDC) permet de structurer votre projet et de poser les bases de votre futur site web.

Au-delà d’un simple document, il s’agit d’un véritable outil stratégique. Il vous aide à clarifier vos objectifs, à aligner les différents acteurs du projet (équipe interne, agence, freelance) et à éviter les incompréhensions tout au long du développement.

Un cahier des charges bien construit présente plusieurs avantages :

• Il vous permet de cadrer votre projet et d’éviter les oublis ou les dérives
• Il facilite la communication avec les prestataires
• Il garantit des propositions commerciales cohérentes et comparables
• Il vous aide à maîtriser votre budget et vos délais
• Il sécurise la réussite globale de votre site vitrine

Pour être efficace, votre CDC doit refléter fidèlement votre activité, votre positionnement et vos attentes.

Par exemple, vous devez vous poser les bonnes questions :

• Quels sont vos besoins en termes de contenus, de fonctionnalités ou d’ergonomie ?
• Quels sont vos objectifs : gagner en visibilité, générer des leads, valoriser votre image ?
• Quelle expérience souhaitez-vous proposer à vos visiteurs ?

Cette phase de réflexion est essentielle. Elle vous permet de définir un périmètre clair et d’obtenir des recommandations pertinentes de la part des prestataires, tout en posant des bases solides pour la réussite de votre projet web.

Que doit contenir un cahier des charges de site vitrine ?

Un cahier des charges de site vitrine doit couvrir cinq grandes parties : la liste des fonctionnalités, les exigences de design et d'UX, les contraintes techniques et d'hébergement, le budget prévisionnel et les modalités de livraison.

1. Liste des fonctionnalités

Une fois que vous avez une vision claire de ce que votre site vitrine doit accomplir et de l'expérience que vous souhaitez offrir à vos visiteurs, il est temps de définir les fonctionnalités essentielles et le contenu requis pour atteindre ces objectifs.

Les fonctionnalités clés peuvent varier en fonction de la nature de votre entreprise et de vos besoins spécifiques. Certaines fonctionnalités courantes pour un site vitrine incluent :

• Présentation des produits et/ou services : Une section permettant de mettre en avant vos produits, services ou réalisations passées. Il peut s'agir de photos, de vidéos ou d'autres éléments visuels.
• Page "À propos" : Une section décrivant l'histoire de votre entreprise, son équipe, sa mission, ses valeurs et savoir-faire. Cette page aide à établir une connexion avec les visiteurs.
• Formulaire de devis et de contact : Un moyen pour les visiteurs de vous contacter, de poser des questions, de demander des devis ou de prendre rendez-vous.
• Blog : Une section où vous pouvez publier du contenu régulièrement, tel que des articles, des actualités, des astuces ou des témoignages. Cela peut aider à établir votre autorité dans votre domaine.
• Développement d'une fonctionnalité de filtres personnalisée pour les catalogues de produits, si le site vitrine sert une entreprise avec une large gamme de produits.
• Témoignages ou avis de clients : Si votre entreprise a déjà servi des clients satisfaits, inclure une section dédiée à leurs témoignages peut renforcer la confiance des visiteurs.

En ce qui concerne le contenu, assurez-vous de spécifier le type de textes, d'images (illustrations, infographies, photographies…), de vidéos ou d'autres médias nécessaires pour chaque fonctionnalité. Cela peut inclure des descriptions détaillées, des titres, des légendes, des métadonnées, etc.

Aussi, il est possible de préciser des services additionnels tels que :

• Mise en place d'un chat en direct ou d'un bot pour répondre aux questions des utilisateurs en temps réel, si l'analyse de l'audience révèle un besoin de communication instantanée.
• Intégration d'un système de réservation ou de prise de rendez-vous personnalisé si le site est pour un prestataire de services comme un salon de coiffure ou un cabinet médical. Ce type de service est souvent un service tiers.
• Service multilingue pour augmenter, par exemple, ses marchés à l’étranger.

2. L’importance du Design et de l’UX

a. Style visuel et identité de la marque

• Précisez les couleurs principales que vous souhaitez utiliser pour votre site. Expliquez comment ces couleurs reflètent l'identité de votre marque et créent une atmosphère cohérente. Par exemple, vous pourriez opter pour des couleurs vives pour un site énergique ou des teintes plus douces pour un site apaisant.
• Définissez les polices de caractères que vous préférez pour le texte du site. Les polices doivent être lisibles et en harmonie avec le style visuel global. Mentionnez également si vous avez des préférences pour les polices de titres et les polices de corps de texte.
• Discutez des éléments visuels spécifiques que vous souhaitez inclure, tels que des logos, des images de marque, des icônes ou des illustrations. Ces éléments contribueront à personnaliser votre site et à renforcer la reconnaissance de la marque.

b. Expérience de l'utilisateur (UX)

• Décrivez comment vous souhaitez que les visiteurs interagissent avec votre site. Quelle doit être la première impression lorsqu'ils arrivent sur la page d'accueil ? Comment les informations doivent-elles être organisées pour une navigation fluide ?
• Expliquez la disposition générale des contenus à travers un wireframe. Par exemple, vous pourriez prévoir une page d'accueil avec un slider en haut, suivie de sections dédiées aux services, aux témoignages clients, et à la prise de contact.
• Définissez la manière dont vous voulez que les boutons d'appel à l'action (CTA) soient conçus. Précisez leur emplacement, leur style, et les messages qu'ils doivent transmettre. Les CTA sont essentiels pour encourager les visiteurs à effectuer des actions spécifiques, comme remplir un formulaire ou passer une commande.
• Si possible, fournissez des exemples de sites web ou de designs qui vous inspirent. Ces références visuelles aideront l'équipe de développement à mieux comprendre vos attentes en matière de style et d'UX.

c. Compatibilité mobile et responsive design

• Soulignez l'importance de la compatibilité mobile. De nos jours, de plus en plus de visiteurs accèdent aux sites web via des appareils mobiles. Assurez-vous que la conception de votre site soit responsive, c'est-à-dire qu'elle s'adapte automatiquement à différentes tailles d'écran, garantissant ainsi une expérience utilisateur optimale sur smartphones et tablettes.
  Exemples : disposition des menus, simplification des formulaires, ou la visibilité des CTA sur les petits écrans.

3. Contraintes de webperformance et d’hébergement

Afin de maximiser l'efficacité de votre site vitrine, il est impératif de porter une attention minutieuse aux détails techniques, aux exigences d'hébergement et aux niveaux de webperformance. Il est conseillé d'élaborer et de détailler scrupuleusement les aspects suivants :

• Sélection de la plateforme de développement et langages de programmation : Précisez votre plateforme de création web préférée, que ce soit un gestionnaire de contenu comme WordPress ou une solution sur mesure utilisant JavaScript (JS). Cette décision impactera directement la facilité de gestion et d'actualisation de votre site ainsi que les web performances. Par exemple, PHP peut être requis pour le côté serveur, tandis que JavaScript pourrait être utilisé pour les fonctionnalités interactives côté client.
• Critères de sécurité web : Établissez un plan de sécurité robuste pour votre site. Cela devrait inclure des mesures pour se prémunir contre les cyberattaques, comme l'installation de certificats SSL pour une connexion sécurisée, la mise en place de pare-feu, et d'autres protocoles de sécurité pour protéger les données des utilisateurs et les informations sensibles de l'entreprise.
• Optimisation des performances du site (webperformance) : Développez des spécifications pour la performance du site, en tenant compte de la vitesse de chargement des pages, qui est cruciale pour retenir l'attention des utilisateurs et améliorer le référencement. Il est également important de considérer la capacité du site à gérer des volumes de trafic élevés sans perdre en performance, ce qui pourrait nécessiter une évaluation des ressources serveur disponibles.
• Exigences en matière d'hébergement web : Détaillez vos besoins en termes d'hébergement, en évaluant les différents types comme l'hébergement partagé, qui peut être plus économique mais moins performant, l'hébergement dédié, qui offre des ressources exclusives pour votre site, ou les solutions d'hébergement cloud, qui fournissent une grande flexibilité et une mise à l'échelle facile. Prenez en compte la taille prévue de votre site, les prévisions de trafic, et les ressources nécessaires pour un fonctionnement optimal.

En prenant en compte ces facteurs, vous serez mieux préparé à concevoir un site vitrine qui non seulement répond aux besoins actuels de votre entreprise mais est également scalable pour l'avenir.

4. Création de votre site vitrine : quel budget ?

Un budget bien défini et une gestion financière efficace contribuent à la réussite du projet de site vitrine, en évitant les dépassements de coûts et en permettant une planification financière claire.

Il faut savoir qu’il existe deux catégories de prix :

• Le coût de réalisation du site, comprenant sa conception et son optimisation pour les moteurs de recherche (SEO)
• Les coûts récurrents mensuels ou annuels, qui se réfèrent majoritairement à l'hébergement (y compris le nom de domaine, le certificat SSL, la maintenance du site…), le gestionnaire de cookies et l’application de la politique RGPD.

Il est aussi possible de prévoir dans son cahier des charges une marge de manœuvre pour tous types d’imprévus. Cela peut inclure des ajustements de conception, des changements de portée, ou des besoins imprévus en matière de ressources.

Enfin, définir les modalités de paiement est crucial. Discutez avec l’agence des détails financiers, y compris les acomptes initiaux, les paiements échelonnés tout au long du projet, ou les paiements finaux à la livraison du site web. Une entente claire sur les paiements garantit une gestion financière efficace du projet.

5. Modalités de livraison pour la mise en ligne

• Il est essentiel de définir une date de livraison anticipée pour le site web. Cette date fixe l'objectif à atteindre pour l'équipe de développement et permet au client de planifier en conséquence.
• Avant le lancement du site, il est conseillé de décrire le processus de révision et de validation qui doit être mis en place. Cela comprend la revue de tous les éléments du site, de la conception à la fonctionnalité, pour s'assurer qu'ils répondent aux normes et aux attentes convenues.
• Il est important de spécifier les modalités de maintenance du site web. Cela inclut la fréquence des mises à jour régulières, les délais de réponse pour le support technique en cas de problèmes, et la procédure pour résoudre les problèmes rencontrés.
• Après le lancement, les besoins du site web peuvent évoluer avec le temps. Il est donc nécessaire de définir des procédures claires pour gérer les demandes de modification ou d'ajout de fonctionnalités après le lancement. Cela peut inclure des discussions sur les coûts et les délais associés à ces changements.

En définissant clairement ces éléments, vous vous assurez que le projet se déroule en douceur et que le site vitrine reste performant et à jour après son lancement.

Les points clés de vigilance pour votre cahier des charges : Check list

Avant d'envoyer votre cahier des charges, vérifiez sept points essentiels : le choix d'un CMS reconnu comme WordPress, la cession des droits d'auteur du site, une clause de réversibilité, l'arborescence du site en pièce jointe, la durée d'engagement du contrat, la conformité RGPD et l'absence de surcharge fonctionnelle.
Avant de finaliser et envoyer votre cahier des charges, ID Interactive préconise de bien vous assurer que vous avez renseigné les points suivants :

• Qui rédige le cahier des charges d'un site vitrine ? Le cahier des charges est généralement rédigé par le commanditaire du projet, c'est-à-dire le client (entrepreneur, dirigeant ou responsable marketing), parfois accompagné d'un chef de projet interne. L'agence web ou le prestataire retenu intervient généralement en phase de lecture et d'analyse du document, pour formuler une proposition technique et commerciale adaptée. Dans les projets plus complexes, un consultant en stratégie digitale peut accompagner la rédaction du CDC.
• Choix de la plateforme CMS : Il est primordial de choisir une plateforme CMS (Système de Gestion de Contenu) largement reconnue et approuvée par le marché (WordPress par exemple). Évitez d'opter pour des CMS ou des frameworks exotiques qui pourraient entraîner des contraintes de développement futures.
• Cession droit d'auteur du site Internet : Assurez-vous que le prestataire vous cède les droits du site internet. Cela garantira que vous avez le plein contrôle sur votre site et son contenu.
• Droit à la réversibilité : vous pouvez ajouter cette clause au contrat. Elle permet de migrer d'un service ou d'une plateforme à une autre sans perdre de données importantes.
• Structure : inclure en pièces jointes une arborescence du futur site vitrine.
• Engagement : Si vous souscrivez à un contrat d'abonnement pour l'hébergement et la maintenance du site, spécifiez la durée de cet engagement. Assurez-vous qu'elle soit raisonnable et conforme à vos besoins à long terme.
• Conformité légale RGPD : Vérifiez que le CDC inclut la conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cela garantit que les données personnelles de vos utilisateurs sont collectées, traitées et stockées conformément à la réglementation européenne sur la confidentialité des données.
• Éviter la surcharge de fonctionnalités : Évitez de surcharger le cahier des charges avec un nombre excessif de fonctionnalités. Trop de fonctionnalités peuvent non seulement compliquer le développement, mais aussi augmenter considérablement le coût du projet. Il est préférable de se concentrer sur les fonctionnalités essentielles qui répondent à vos besoins prioritaires.

Un cahier des charges bien structuré est la clé pour réussir votre site vitrine. Il vous permet de cadrer votre projet, d’optimiser votre budget et de collaborer efficacement avec votre prestataire. Contactez l’équipe d’ID Interactive pour un devis de création de site internet.