Mettre en place la synchronisation de SAGE 100 Entreprise i7 avec la solution e-commerce Prestashop

Les entreprises utilisatrices du logiciel SAGE 100 Entreprise i7 peuvent aujourd’hui mettre en place une solution e-commerce entièrement interfacée et pilotée à partir de l’application de gestion commerciale afin d’éviter les doubles saisies et de permettre une gestion entièrement intégrée de l’activité commerciale.

Pourquoi synchroniser Sage 100 avec Prestashop ?

Afin d’assurer la parfaite synchronisation des données de la suite logicielle Sage 100 avec la solution d’e-commerce Prestashop, il est nécessaire de mettre en place un logiciel additionnel de “mapping” qui va faire correspondre les données issues des deux applications. Ce logiciel s’appelle Atoo-sync GesCom Pro.

La mise en œuvre de ce système complet, c’est-à-dire la synchronisation des logiciels Sage, Atoo-sync et Prestashop, a pour but de maximiser les performances de l’entreprise grâce à une automatisation totale des flux commerciaux montants et descendants :

• du système de gestion vers le site e-commerce (produits, prix, clients, stocks…)
• du site e-commerce vers la gestion commerciale (commandes, clients…)

La mise en œuvre d’un tel interfaçage peut s’avérer difficile compte tenu des spécificités des données issues du système d’information de l’entreprise. Ce type de solution nécessite donc l’intervention de spécialistes capables d’intervenir à tous les niveaux.

L’agence ID Interactive s’est vue confier en 2015 une mission de déploiement d’un site e-commerce sous Prestashop, connecté au logiciel SAGE 100 Gestion commerciale i7.

Vous trouverez ci-après notre retour d’expérience.

Comprendre la synchronisation entre Sage et Prestashop via Atoo-Sync :

Présentation des solutions

Sage

Sage est un éditeur de progiciel de gestion intégré (ERP) permettant de regrouper toutes les composantes fonctionnelles d’une entreprise dans une base de données unifiée.

Dans notre cas, nous utilisons Sage 100 Gestion commerciale i7, dédié aux PME.

Fonctionnalités principales :

• Gestion commerciale (devis, commandes, factures)
• Gestion des stocks (entrées, sorties, inventaires)
• Gestion des achats (fournisseurs, commandes)
• Tableaux de bord et indicateurs de performance
• Gestion de la fabrication et des prestations

Atoo-Sync

Atoo-sync est une solution permettant la synchronisation des données entre un logiciel de gestion et une boutique e-commerce.

Nous avons utilisé Atoo-sync GesCom Pro, compatible avec Sage 30 et Sage 100.

La solution se compose de :

• un module Prestashop pour gérer les flux
• un logiciel serveur connecté à Sage pour structurer les données

Prestashop

Prestashop est une solution Open Source permettant de faire du commerce électronique.

Cet outil est fortement plébiscité par les TPE et PME françaises grâce à sa simplicité d’utilisation et son déploiement à bas coûts. Des modules viennent compléter l’outil afin de répondre à des besoins spécifiques.

L’agence à fait le choix de sélectionner et proposer à son client Atoo-sync et Prestashop car ces outils ont été éprouvés par la communauté web. Les éditeurs siègent en France, ce qui permet d’assurer un support fiable et garanti.

De plus, ID Interactive est partenaire Prestashop, 2 de ses collaborateurs ont suivi une formation au siège de l’entreprise à Paris.

Quels sont les atouts ?

Faire appel à ce type de synchronisation présente de nombreux avantages pour l’entreprise, à plusieurs niveaux.

À la réalisation de la plateforme e-commerce :

Pour une PME souhaitant développer une activité e-commerce, la réalisation d’une solution sur-mesure peut rapidement s’avérer coûteuse et parfois inadaptée aux besoins réels. Dans notre cas d’étude, nous faisons le choix d’utiliser des solutions existantes qu’il suffit de connecter entre elles.

C’est donc la “liaison” entre ces outils qu’il faut assurer et maîtriser. La mise en œuvre est ainsi plus rapide, les solutions étant déjà éprouvées, configurables et adaptables en fonction des besoins de l’entreprise.

Point de vue métier :

L’un des principaux bénéfices réside dans la suppression totale des tâches de ressaisie. L’ensemble des flux est automatisé et programmé, ce qui permet une synchronisation continue des données entre les différents systèmes.

La gestion de la chaîne commerciale est ainsi optimisée, avec un gain de temps significatif et une réduction des erreurs humaines.

Point de vue logiciel :

Nous faisons appel à deux solutions reconnues :

• Sage, considéré comme l’un des ERP les plus performants du marché
• Prestashop, leader du e-commerce en France

Atoo-Sync joue ici un rôle clé en tant que passerelle entre ces deux environnements. Il permet de faire circuler les flux de données tout en les adaptant et en les personnalisant selon les besoins spécifiques du client.

Les limites et axes d’amélioration

L’agence a constaté certaines limites lors de l’interfaçage des outils. Il est important de préciser que ces limites ne concernent pas directement la synchronisation en elle-même, mais plutôt le traitement et la structuration des données.

Parmi les points identifiés :

• Sage ne permet pas de gérer nativement les déclinaisons de produits. Chaque déclinaison est considérée comme un produit distinct, contrairement à Prestashop. Une intervention dans le code du module d’import a été nécessaire pour intégrer ces spécificités (prix, photos, etc.).
• En cas de blocage sur certaines données, il est possible d’utiliser l’éditeur d’articles d’Atoo-Sync. Toutefois, cela implique une intervention manuelle, ce qui peut limiter l’automatisation complète.
• Sage ne permet d’associer qu’une seule image par article. Les images complémentaires doivent donc être ajoutées directement dans Prestashop.
• La gestion des prix et des accès produits peut varier selon les logiques BtoB et BtoC. Ces cas spécifiques ne sont pas toujours pris en charge nativement et nécessitent des ajustements supplémentaires.

Quels sont les prérequis pour synchroniser Sage et Prestashop ?

Avant toute mise en place, il est essentiel de vérifier :

Au niveau des solutions

• Driver SAGE ODBC installé
• Compatibilité des versions Sage et Prestashop

Au niveau des données

• Base Sage propre
• Fiches produits complètes
• Fiches clients complètes
• Structuration des catégories

Comment fonctionne la synchronisation des flux ?

De Sage vers Prestashop

• Produits
• Stocks
• Catégories
• Prix
• Documents

De Prestashop vers Sage

• Commandes
• Clients
• Adresses
• Paiements

Certains flux nécessitent des ajustements via Atoo-sync.

Mise en situation

Dans cette partie, nous allons montrer comment fonctionne globalement la synchronisation de Sage et Prestashop via Atoo-Sync.

Les prérequis :

Certains prérequis sont nécessaires. Avant de mettre en place l’interfaçage entre les solutions, il est indispensable de vérifier les points suivants.

Au niveau des solutions :

• Driver SAGE ODBC de la même version que votre Sage Gestion Commerciale
• Le driver Sage ODBC est OBLIGATOIRE, même pour les bases Sage SQL Server
• Compatibilité avec les versions Sage Gestion Commerciale de la v.16.xxx jusqu’à la version i7.xxx
• Compatibilité avec PrestaShop de la version 1.3.xx jusqu’à la 1.6.xx

Au niveau des bases de données :

• Base de données Sage propre et structurée
• Fiche client conforme (email, adresse, numéro de téléphone…)
• Fiche produit complète (tarifs, stocks…)
• Définition des catégories tarifaires (selon les types de clients)
• Interprétation des familles Sage comme des catégories dans Prestashop

Comprendre le chemin entre les flux :

Voici deux listes permettant de comprendre comment transitent les flux(2) entre chaque solution :

De Sage vers Atoo-sync puis Prestashop :

• Les articles
• Les articles avec nomenclature
• Les articles avec gammes
• Les familles d’articles (catalogue)
• Les glossaires des articles
• Les photos des articles
• Les documents liés
• Les quantités de stock
• Les informations libres des articles
• Les remises par quantité

Attention, certains flux nécessitent une utilisation de l’éditeur d’article d’Atoo-sync.

Prestashop vers Atoo-sync puis Sage :

• Les commandes
• Les règlements clients
• Les clients
• Les adresses clients

Schéma de fonctionnement des flux

Schéma synthétique sur la gestion des produits après une commande passée sur Prestashop :

Représentation des outils :

Base de données dans Sage 100 i7 :

Récupération de ces données dans le logiciel Atoo-Sync GesCom pro. C’est cette base d’article qui est envoyée vers Prestashop :

Par ailleurs, il est possible de programmer les tâches automatisés d’imports dans Sage ou dans Prestashop :

Dans Prestashop, le module Atoo-Sync permet de faire la liaison entre le logiciel et la solution e-commerce :

Quid de cette solution ?

À travers notre expérience solide en matière de synchronisation, nous pouvons vous confirmer que ce type de projet n’est pas à prendre à la légère. Quelques prérequis fondamentaux s’imposent pour éviter une sortie de route dès les premiers imports.

Une base article saine : le point de départ indispensable

« Une base article saine dans un site sain » : une phrase maintes fois répétée par notre chef de projet, qui prend tout son sens dans ce type d’architecture.

C’est le point de départ qui permettra — ou non — de déployer efficacement votre solution de gestion commerciale, sans mauvaise surprise.

Il est donc essentiel de travailler en amont sur :

• les désignations produits
• les descriptions
• les déclinaisons
• les photos produits
• la politique de tarification (B2B, B2C, devises, TVA…)
• les remises commerciales selon la typologie client

Un seul élément mal structuré peut entraîner des complications en cascade lors de la synchronisation.

Une solution fiable et performante pour les PME

L’objectif n’est pas de vous effrayer ou de vous décourager à vous lancer dans ce type de solution mais surtout de vous donner grâce à notre expérience les clés du succès pour éviter certains écueils. Rassurez-vous, il n’existe pas aujourd’hui de solution meilleure permettant un interfaçage aussi flexible et puissant que celui présenté dans notre étude. Vous avez donc déjà fait le bon choix en choisissant le progiciel Sage (il ne reste plus qu’à trouver les coordonnées d’un prestataire web expérimenté…plus que quelques lignes pour le découvrir).

En effet, la synchronisation entre Sage et Prestashop via Atoo-sync constitue une véritable solution crédible pour les PME, à un coût modéré (Sage est dans la plupart des cas déjà amortis dans l’entreprise et Prestashop est une solution Open source sans licence), offrant une gestion 360° de leur activité commerciale. L’autre bonne nouvelle, c’est que vous allez gagner en productivité en automatisant une très grande partie des process (et je ne vous parle même pas de la satisfaction client et du ré-achat).

Et ensuite ?

Notre agence web en Bretagne se charge au préalable d’étudier la faisabilité de votre projet, d’analyser la structure de votre base article, comprendre votre nomenclature et votre stratégie commerciale…et ensuite de s’occuper de l’interfaçage de votre logiciel SAGE avec votre solution e-commerce Prestashop.

Mettre en place une synchronisation efficace entre SAGE 100 et votre boutique Prestashop demande une architecture solide ; notre agence digitale peut vous conseiller et vous fournir un devis site web adapté à cette intégration.

Découvrez également le site réalisé avec la synchronisation entre Sage et Prestashop via Atoo-sync